Tem para-brisa parado na prateleira há dois anos, de um modelo que ninguém mais traz. E o vidro que sai toda semana acabou de novo, com o carro do cliente no pátio esperando a distribuidora. O estoque está cheio e, ao mesmo tempo, falta. É o sinal clássico de estoque comprado no chute.
Estoque de vidraçaria automotiva não é pra ter tudo. É pra ter o que gira, saber onde está e perceber a falta antes do carro chegar.
Divida em três grupos
Antes de contar qualquer coisa, decida em que grupo cada item mora:
- Gira. Sai toda semana. Para-brisa, vigia e vidros de porta dos modelos mais comuns da sua cidade, cola, primer, borrachas, película nas duas ou três tonalidades que mais vendem. Isso fica na prateleira, sempre.
- Gira devagar. Sai uma ou duas vezes por mês. Pode ficar uma unidade, se o espaço e o dinheiro permitem. Se não, vai pro grupo de baixo.
- Encomenda. Sai de vez em quando ou nunca. Não fica. Você cota na distribuidora quando o cliente pede e já fala o prazo pra ele.
Quais modelos são "comuns" é a sua cidade que diz, não um catálogo. Olhe os últimos meses de serviço: os modelos que mais apareceram são o seu grupo um.
Cada item tem um mínimo
Mínimo é a quantidade em que você pede de novo, não a quantidade em que acaba. Pra chegar nele, duas perguntas por item: quantos saem por semana e quantos dias a distribuidora leva pra entregar. Se saem dois por semana e a entrega leva três dias, o mínimo é dois. Quando bater em dois, pede.
Pra consumível, a mesma lógica com mais folga. Ficar sem cola PU numa sexta-feira para a loja inteira. O mínimo da cola é maior do que a conta diz.
Anote o mínimo ao lado do item. Sem mínimo escrito, "está acabando" é opinião.
A peça precisa saber em que carro serve
Vidro tem nome de fábrica, código da distribuidora e o nome que a equipe usa. O mesmo para-brisa pode aparecer de três jeitos, e aí o estoque diz que tem dois e a prateleira tem um.
Resolva ligando cada item aos carros em que serve. Não ao código, ao carro: marca, modelo e anos. Quando entrar um carro no pátio, a pergunta vira "o que eu tenho pra esse carro", e a resposta é uma lista, não uma procura.
Quem faz essa ligação é a loja, item por item, conforme eles entram. Dá trabalho no começo e nunca mais.
Onde está cada coisa
Estoque que "está em algum lugar" é estoque que não existe na hora da pressa. Cada item tem um lugar escrito: prateleira, coluna, posição. Vidro grande no cavalete da esquerda, película na gaveta por tonalidade, consumível perto do box.
Quando o lugar está anotado, qualquer pessoa acha. Quando mora na cabeça do estoquista, a loja para no dia da folga dele.
Película se compra em rolo e se vende em pedaço
Película engana o estoque porque o que você compra é um rolo e o que você vende é um pedaço. Se você conta rolos, nunca sabe quanto tem de verdade. Conte em metros, ou em "carros", se a sua equipe já pensa assim: um rolo rende tantos carros pequenos. Quando abrir um rolo, anote. Quando sobrar um retalho que serve pra quebra-vento, anote onde está.
E tenha poucas tonalidades em estoque. As duas ou três que mais saem ficam. O resto é encomenda com prazo dito pro cliente.
Conte de verdade, com frequência
Contagem anual é inventário de supermercado. Loja pequena conta pouco de cada vez e sempre. Uma prateleira por semana, em rodízio, leva quinze minutos e mantém o estoque de verdade igual ao estoque no papel. Quando a diferença aparece, ela é da semana, e dá pra entender o que aconteceu.
Duas pessoas contando ao mesmo tempo, cada uma um lado, é mais rápido e erra menos.
O preço do balcão não é o preço do estoque
O cliente pergunta o preço do vidro e o atendente abre a planilha com custo, margem e distribuidora na frente dele. Isso acontece todo dia e não precisava. A tabela que fica virada pro cliente mostra o preço instalado e sem instalar, e só isso. Custo e fornecedor ficam em outro lugar.
Imagine a Lumiar Auto Vidros, uma vidraçaria fictícia de Campinas. Ela define que ficam na prateleira os para-brisas de oito modelos, com mínimo de dois cada, e duas tonalidades de película. Todo o resto é encomenda, com prazo falado no orçamento. Em dois meses, o cavalete dos vidros parados se esvazia por venda com desconto e não volta a encher, e a distribuidora passa a ser chamada antes do carro chegar, não depois.
O que o Apol Auto faz com isso
No Apol Auto, cada peça tem quantidade, mínimo, lugar e os carros em que serve, com alerta quando bate no mínimo. A contagem é pelo celular, com várias pessoas somando ao mesmo tempo. A tabela de preço do balcão fica virada pro cliente, sem custo nem margem. A sugestão de compra sai do que saiu de verdade.
O que o sistema não faz: catálogo de aplicação de fábrica. Quem liga a peça ao carro é a loja. O pedido de compra escolhe entre uma lista fixa de distribuidoras de vidro, que pode não ter as da sua região, e a sugestão do que comprar foi feita com nomes de vidro; pra outros ramos ela ainda não lê sozinha.
Faça hoje: liste os vinte itens que mais saíram nos últimos três meses. Pra cada um, escreva quantos saem por semana, o prazo da distribuidora e o mínimo que sai dessa conta. Cole a lista na porta do estoque. Quando um item bater no mínimo, quem percebeu avisa quem compra, no mesmo dia.
Estoque certo é carro que não espera
O objetivo não é prateleira cheia. É o carro que entra e o vidro que já está lá, e o vidro que não está já ter sido cotado com data. Quem acerta isso para de pagar frete de urgência e de ver dinheiro parado em vidro que não sai.
Se quiser ver a prateleira ligada ao carro e ao caixa, o Apol Auto tem um teste grátis pra você usar com a sua equipe.