O vidro não tem no estoque. Você liga pra uma distribuidora, anota o preço num papel, liga pra outra, anota em outro papel. O cliente diz que vai pensar. Dois dias depois ele aprova, e você não lembra qual das duas tinha o melhor preço nem se o prazo ainda vale. Pede na primeira que atende. Chega errado, ou chega atrasado, e o carro fica no pátio com o cliente ligando.
Compra de peça e vidro é boa parte do seu serviço. Quando ela é feita no improviso, o pátio paga.
Cote em mais de um, sempre do mesmo jeito
Uma cotação só não é cotação. Pra qualquer item que não está na prateleira, pelo menos duas fontes, e as mesmas quatro informações de cada uma, lado a lado, numa linha por fornecedor:
- Fornecedor. Quem cotou e com quem você falou.
- Preço. Do item, sem frete.
- Prazo de entrega. Em data, não em "uns dias".
- Frete. Separado, porque é onde o "mais barato" costuma deixar de ser.
Preço sem prazo não serve. O mais barato que chega em oito dias pode custar mais caro que o outro, porque o carro ocupa a vaga e o cliente espera.
Anote a data da cotação. Preço de distribuidora muda, e cotação de duas semanas atrás não vale mais.
Confirme o prazo por escrito
"Chega quinta" ao telefone não é compromisso. Peça a confirmação por mensagem, com o código do item e a data. Quando atrasar, você tem a quem cobrar e com o quê. E se o vendedor da distribuidora erra o código, a mensagem mostra de quem foi o erro.
Prometa pro cliente com folga
O prazo que você fala pro cliente não é o prazo da distribuidora. É o prazo dela mais um ou dois dias, dependendo do histórico dela com você. Fornecedor que atrasa um em cada três pedidos ganha mais folga. Fornecedor que nunca atrasou ganha menos.
Prometer a data exata da distribuidora é apostar que nada dá errado. Quando dá, quem fica mal é você, não ela.
Cada pedido tem um estado
Um pedido ao fornecedor passa por etapas, como uma OS. Cotado, enviado pro cliente, aprovado, encomendado, recebido, instalado. O problema de quase toda loja é que esses estados moram em lugares diferentes: a cotação num papel, a aprovação no WhatsApp, o pedido no e-mail da distribuidora e o recebimento na cabeça de quem assinou o canhoto.
Uma lista só, com um pedido por linha e o estado ao lado, resolve. De manhã, olhe os que estão em "encomendado" com data passada. Esses são os seus atrasos de hoje.
Quando atrasa
Vai atrasar. A diferença entre uma loja organizada e uma desorganizada não é o atraso, é o que acontece nele.
- Descubra antes do cliente. A olhada da manhã nos pedidos com data vencida é pra isso. Quem descobre o atraso pela ligação do cliente já perdeu.
- Ligue pra distribuidora e consiga uma data nova, por escrito.
- Avise o cliente antes de ele perguntar. "O vidro atrasou na distribuidora, a nova previsão é terça. Se preferir, posso cotar em outra." O cliente que é avisado reclama pouco. O que descobre sozinho reclama de tudo.
- Ofereça uma alternativa quando houver. Outra distribuidora, mesmo que um pouco mais cara, se o carro não pode esperar.
- Anote o atraso no histórico do fornecedor. É isso que vai definir a folga da próxima vez.
Imagine a Auto Elétrica Pirilampo, uma auto elétrica fictícia de Uberlândia. Um alternador remanufaturado foi prometido pra quarta. Na quarta de manhã, a olhada na lista mostra o pedido vencido. A loja liga, a distribuidora confirma só pra sexta. Antes das nove, o cliente recebe a mensagem com a data nova e a oferta de um alternador novo de outro fornecedor, com valores fictícios pra este exemplo, R$ 180 mais caro, pra amanhã. Ele escolhe esperar. Sem a lista, esse cliente ligaria na quinta, bravo, e a loja descobriria o atraso com ele.
Reposição não é encomenda
Encomenda é o item que o cliente pediu e você não tinha. Reposição é o item que você sempre tem e está acabando. São duas compras diferentes, com ritmos diferentes.
A encomenda é reativa: o carro chegou, cota-se. A reposição é de rotina: uma vez por semana, olhe o que bateu no mínimo e monte um pedido só, com tudo junto. Pedido junto sai mais barato de frete e dá menos trabalho do que cinco pedidos de um item.
O que define a reposição é o que saiu de verdade, não a sensação. Se o estoque é contado e cada saída é anotada, a lista do que repor se monta sozinha. Se não é, a compra volta a ser no chute.
O que o Apol Auto faz com isso
No Apol Auto, cada encomenda anda por cotação, enviado, aprovado, encomendado e instalado, com o preço de cada distribuidora lado a lado. A OS sem o vidro vira encomenda sem digitar de novo, e fica registrado o que foi mandado pro cliente. A reposição sugere o pedido pelo consumo real e acompanha de rascunho até recebido.
O que o sistema não faz hoje: usar as suas distribuidoras. A lista é fixa, de distribuidoras de vidro, e pode não ter as da sua região. Não cota sozinho com o fornecedor. E a sugestão de reposição foi feita lendo nomes de vidro: pra elétrica e oficina, a lista do que repor ainda é a sua folha. Isso entra na conversa do teste, e é bom saber antes.
Faça hoje: uma folha com quatro colunas (fornecedor, preço, prazo, frete) e uma linha de data. A partir do próximo item que não tiver no estoque, duas cotações nessa folha, grampeada no orçamento. E toda manhã, antes de abrir, a lista de pedidos com data vencida.
Fornecedor é parte da equipe
Quem compra bem entrega no prazo, e quem entrega no prazo não precisa dar desconto por atraso. A rotina de compra é curta: cotar igual, confirmar por escrito, prometer com folga, olhar os vencidos de manhã. O resto é consequência.
Se quiser ver a encomenda ligada à OS e a reposição saindo do que saiu de verdade, o Apol Auto tem um teste grátis pra você usar com a sua equipe.