O cliente chega e diz que já fez esse serviço aí, no ano passado, e que ainda está na garantia. Você acredita nele, mas não lembra. Procura pelo nome e acha três cadastros parecidos. Procura pelo telefone e ele trocou de número. Procura na caixa de talões e desiste. No fim, refaz de graça ou cobra e perde o cliente. Os dois caminhos custam.
O problema não é a memória. É a chave. Você organizou o histórico pela pessoa, e a pessoa muda. O carro não.
Por que a placa
A placa tem três qualidades que nome e telefone não têm:
- Não muda. O cliente troca de celular, muda de nome por casamento, abre empresa. A placa do carro é a mesma até ele vender.
- Está na sua frente. Não precisa perguntar nem soletrar. Está no pátio.
- É única. Dois clientes podem se chamar José da Silva. Dois carros não têm a mesma placa.
E tem uma quarta, que é a mais importante pro seu ramo: o serviço foi feito no carro. O para-brisa, a embreagem, o alternador, a pintura estão no carro, não na pessoa. Quando o carro troca de dono e o novo dono aparece com uma infiltração, a garantia é do vidro, e o vidro está no carro.
O que fica ligado ao carro
Pense em cada carro como uma pasta. Dentro dela, em ordem de data:
- Cada serviço feito: o quê, quando, por quanto, quem fez.
- As peças ou vidros que entraram, com a marca.
- O prazo de garantia de cada um, com a data de vencimento calculada, não só "um ano".
- As fotos da vistoria de cada entrada.
- O orçamento que o cliente não aprovou. Também é histórico. Ele volta seis meses depois e você sabe o que foi conversado.
O dono do carro é uma informação dentro da pasta, e pode mudar. A pasta continua.
O cadastro do cliente continua importando
Isso não quer dizer jogar fora o cadastro de pessoa. O cliente que tem três carros é um cliente, e você quer saber que é ele. Quem tem empresa com uma frota pequena, mais ainda.
A regra é simples: a pessoa tem carros, o carro tem serviços. Busca pela placa acha o carro e o dono. Busca pelo nome acha a pessoa e os carros dela. Os dois caminhos chegam no mesmo lugar.
Marca e modelo de uma lista, não digitados
Um detalhe que vira dor depois: se cada atendente digita o modelo do jeito que lembra, você tem "Gol G5", "gol g5", "Gol 1.0" e "Volkswagen Gol" como quatro carros diferentes. Aí a busca por modelo não serve pra nada e o estoque não sabe em que carro a peça serve.
Marca e modelo vêm de uma lista fixa. Escolhe, não digita. O ano, a cor e a placa são o que varia.
Os talões antigos também entram
Se a sua loja tem anos de talão de papel, esse histórico não precisa morrer. Não tente digitar tudo. Faça assim:
- Quando um carro antigo aparecer, procure o talão dele e registre na pasta do carro naquele dia. Em um ano, os carros que voltam estão todos registrados, e os que não voltam não precisavam.
- Fotografe o talão e guarde a foto junto. Vale como prova da garantia.
- Anote a data do serviço e o prazo. O vencimento sai da conta.
Imagine a Lumiar Auto Vidros, uma vidraçaria fictícia de Campinas. Um cliente volta com infiltração num para-brisa trocado "faz uns oito meses". Pela placa, a loja acha o talão fotografado, a data e o prazo de garantia de doze meses. Está dentro. A loja troca a vedação sem discussão, e o cliente conta pra outros. Sem a placa, seria uma hora procurando papel e, provavelmente, uma discussão.
O que a placa não faz
A placa é uma chave, não uma mágica. Ela não preenche o carro sozinha. Serviços que consultam a placa e devolvem marca e modelo existem. O Apol Auto ainda não usa nenhum: hoje você digita a placa e escolhe marca e modelo na lista.
O que o Apol Auto faz com isso
No sistema, a busca por nome, telefone ou placa é no mesmo campo. A ficha do cliente junta numa linha do tempo tudo que foi feito em cada carro, e cada carro tem a sua ficha com as garantias. Os talões de papel entram fotografados pelo celular, com o vale até calculado, e se acham pela placa.
Faça hoje: a partir do próximo carro, a placa vai escrita no topo de todo orçamento, toda OS e todo talão, antes do nome. Se você usa caixa de talões, comece uma caixa nova organizada por placa, em ordem alfabética. Em três meses você vai procurar nela antes de perguntar o nome.
Histórico é o que faz o cliente voltar
Quando o cliente percebe que você sabe o que foi feito no carro dele, quando e com que garantia, ele para de procurar outra loja. Esse é o histórico que vale: o do carro, organizado por uma chave que não muda.
Se quiser ver a busca pela placa funcionando com os seus carros de verdade, o Apol Auto tem um teste grátis pra você usar com a sua equipe.